Fälle archivieren - 1x schnell und 1x auf ein Datum in der Vergangenheit

Um stets eine aktuelle und übersichtliche Fallliste zu haben, solltest du von Zeit zu Zeit deine "alten" Fälle archivieren. Noch besser, du versorgst einen Fall jeweils gleich nach dem Abschluss im Archiv.

Besonders wichtig ist das Archivieren, bei einer Übergabe des Accounts, wenn du deinen Zugang einem neuen Mitarbeitenden übergibst. Es ist doch schöner, eine neue Stelle ohne Altlasten des Vorgängers oder der Vorgängerin zu beginnen.

Mit dem ssa-app/dossier-manager kann man auf zwei Arten Fälle archivieren:

Die schnelle Variante eignet sich, wenn man mehrere Fälle auf einmal archivieren möchte, z.B. bei einem Mitarbeiter*innen-Wechsel oder um Ende Jahr die Fallliste zu bereinigen. Dabei wird aber immer das aktuelle Datum als Abschlussdatum verwendet.

Gehe dazu ins Menu Fälle.

Deine Fälle erscheinen blau.

Entweder gehst du nun jeden einzelnen durch oder du trägst den Namen bzw. die ersten Buchstaben davon neben der Lupe ein, um einen bestimmten Fall zu suchen.

Wenn du nun mit der Maus einen Rechtsklick auf den blauen Namen machst, öffnet sich das Menu mit den Schnellfunktionen, die für den Fall möglich sind. Fährst du dabei auf Archivieren, kannst du deinen Abschlussgrund auswählen.

Das Programm fragt dich dann, ob du den Fall mit dem heutigen Datum archivieren möchtest.

Bestätige mit JA.

Jetzt möchtest du aber einen Fall archivieren, den du in der Vergangenheit abgeschlossen hast, denn für deine Stelle/Organisation ist es bspw. wichtig, dass die dazugehörige Statistik stimmt (Administration > Statistiken exportieren > Statistik).

(So erscheinen die abgeschlossenen Fälle in der Statistik.)

Dazu musst aber in deine Fall-Details. Klicke also mit der linken Maustaste auf den blauen Namen und das Fenster mit den Fall-Details geht auf.

Scrolle etwas nach unten, bis zu den Feldern Abschlussgrund und Abschlussdatum.

Wähle deinen Abschlussgrund aus der Liste und klicke ins Datumsfeld, um das Abschlussdatum in der Vergangenheit zu setzen.

Speichern nicht vergessen.

TIPP: Falls du mal eine Liste benötigst, die nur deine abgeschlossen/archivierten Fälle zeigt.

Klicke auf das Dreieck unter dem Spaltentitel Archiviert und wähle Nur archivierte anzeigen aus.

(Vielleicht musst du die Spalte an der rechten Begrenzung etwas grösser ziehen, dass du den Text gut lesen kannst.)

Mit Zurücksetzen nimmst du den Filter wieder raus und kommst auf deine ursprüngliche Übersicht zurück.