Mit dem neuen Modul Kontakte hast du nun ein Adressbuch zur Verfügung, in dem du all deine fallspezifischen Kontakte ablegen und aufrufen kannst. Nicht nur das - du kannst die Kontakte auch direkt mit deinen Fällen verknüpfen und du kannst definieren, in welchem Bezug die Person zu deinem Fall steht: Versehe deine Kontakte mit einer Rollenbezeichnung.
Der Vorteil ist, dass das Adressbuch für eure gesamte Organisation gilt und ihr so nur einmal einen Kontakt erfassen müsst, damit er bei allen User-Accounts ebenfalls erscheint. (Keine Angst, du kannst auch einstellen, dass gewisse Kontakte nicht geteilt werden.) Änderst du also z.B. eine Telefonnummer oder sonstige Kontaktdaten im Adressbuch, werden diese gleichzeitig in der Fall-Verknüpfung und der ganzen Organisation automatisch aktualisiert.
Im Video erfährst du alles zum neuen Modul Kontakte:
Einen neuen Kontakt erfassen
Im Menu Kontakte hast du schnell eine neue Person erfasst, entweder für die gesamte Organisation oder nur für dich persönlich.
Kontakt einem Fall zuweisen
Öffne den Fall im Menu Fälle und gehe dort zum Tab Kontakte. In diesem Reiter Button Vorhandenen Kontakt hinzufügen anwählen.
Alternativ kannst du gleich hier einen neuen Kontakt erstellen. Wähle nun den Kontakt aus und definiere die Rolle, die der Fall mit der Kontaktperson hat. Im Beispiel vom Video ist es die Großmutter, du kannst die Beziehungs-Bezeichnung aber frei wählen (Beiständin, Lehrer, Vertrauensperson etc.).
Änderung von Kontaktdaten
Ändert man die Adresse oder andere Kontaktdaten, ändern sich diese gleich auch für die gesamte Organisation. Du musst also bspw. nur einmal die Adresse ändern und das Adressbuch für die gesamte Organisation ist auf dem neusten Stand.
Doubletten-Kontrolle
Wir haben auch dafür gesorgt, dass du den gleichen Namen nicht doppelt erfasst. Das Tool weist dich automatisch darauf hin, dass der Kontakt bereits erfasst wurde (in der Organisation oder bei dir). Somit werden Doppelspurigkeiten vermieden.
Spaltenauswahl konfigurieren
Oben im Video wird auch nochmal erklärt, wie du deine Adressbuch-Übersicht optimierst. Du kannst nämlich die Anzahl Spalten/Kategorien, die in der Übersicht angezeigt werden selber bestimmen, so dass die Ansicht perfekt für dich passt.
Blende dazu die Spaltenauswahl ein. Das Symbol findest du neben dem Drucken-Symbol. Ziehe dann einfach die Spalten, die du nicht benötigst mit der Maus in das weisse Feld, das rechts unten erscheint. Schon sind die Kategorien verschwunden. Natürlich geht das auch umgekehrt, wenn du Kategorien wieder in deiner Übericht haben willst.
So kannst du dir individuell die Spalten zusammenstellen, damit auch beim Ausdruck alles schön aussieht und du nur die Kategorien angezeigt bekommst, die du auch benötigst. TIPP: Du kannst auch immer auf die 3 Punkte in der Spalte ganz rechts aussen klicken, wenn du nicht alle Spalten aktiv hast, dort erscheinen die Infos zu den ausgeblendeten Kategorien.
Dann wünschen wir dir viel Spaß beim ausprobieren! Wenn du wissen möchte, wie viel das kostet, gehst du auf Start und klickst auf Preise.
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